2. ศัพท์เทคนิคและลำดับการตั้งค่า
2.1 สรุปคำศัพท์สำคัญและตัวย่อในระบบ
ในการใช้งานโปรแกรม ZKTime.Net มีคำศัพท์พื้นฐานที่ผู้ดูแลระบบควรรู้ เพื่อให้เข้าใจการทำงานและตั้งค่าได้อย่างถูกต้อง ดังนี้:
| คำศัพท์ (Term) | ความหมายและหน้าที่ในระบบ |
|---|---|
| Timetable (ตารางเวลาทำงาน) | หน่วยย่อยที่สุดในการกำหนดเวลา เช่น กำหนดเวลาเข้างาน 08:30 น. ออกงาน 17:30 น. พร้อมกำหนดช่วงเวลาอนุญาตให้สายหรือออกก่อนได้ |
| Shift (กะการทำงาน) | การนำ Timetable มาจัดเรียงเป็นรอบวนลูป (รายวันหรือรายสัปดาห์) เพื่อกำหนดว่าวันใดต้องทำงานและวันใดเป็นวันหยุด |
| Schedule (ตารางจัดกะพนักงาน) | การนำ Shift ไปมอบหมายให้พนักงานหรือแผนก ในช่วงวันที่กำหนด เพื่อใช้เป็นหลักในการคำนวณเวลาเข้างาน |
| Temporary Schedule (ตารางงานชั่วคราว) | การเปลี่ยนเวลาทำงานพิเศษเฉพาะวัน สำหรับพนักงานบางคน โดยมีลำดับความสำคัญสูงกว่าตารางงานปกติ |
| Punch Log / Transaction (ประวัติบันทึกเวลา) | ข้อมูลเวลาสแกน (นิ้ว, ใบหน้า, บัตร) ที่ดึงมาจากเครื่องสแกนเข้าสู่โปรแกรม |
| Exception / Leave (ข้อยกเว้น / การลา) | การบันทึกการลาหรือธุระพิเศษ เช่น ลาป่วย ลากิจ เพื่อให้ระบบคำนวณตัดชั่วโมงขาดงานให้อย่างถูกต้อง |
| Break (เวลาพัก) | การกำหนดช่วงเวลาพัก (เช่น 12:00–13:00 น.) เพื่อหักออกจากชั่วโมงทำงานรวมโดยอัตโนมัติหรือตามการสแกนจริง |
| Late-In / Early-Out (เข้าสาย / ออกก่อน) | จำนวนนาที ที่พนักงานสแกนเข้างานช้ากว่าเวลาที่กำหนด หรือสแกนออกงานก่อนเวลาที่กำหนด |
| Absent (การขาดงาน) | สภาวะที่ไม่มีบันทึกเวลาสแกน หรือสแกนสาย/ออกก่อนเกินจำนวนนาทีที่ตั้งไว้ในกฎระบบ |
| Manual Punch (การเพิ่มบันทึกเวลา) | การเพิ่มบันทึกสแกนด้วยตนเอง โดยผู้ดูแลระบบ กรณีพนักงานลืมสแกน หรือออกไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ |
2.2 แผนผังลำดับขั้นตอนการตั้งค่าเวลาเข้างาน (Attendance Workflow Chart)
การตั้งค่าระบบเวลาเข้างานใน ZKTime.Net ต้องทำตามลำดับขั้นตอน (Workflow) เพื่อให้การคำนวณผลถูกต้องแม่นยำ ดังนี้:
[1] ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่ากฎพื้นฐาน (Attendance Rule)
└─ กำหนดวันหยุดบริษัท, อนุญาตเข้าสาย/ออกก่อน, และระดับ OT
[2] ขั้นตอนที่ 2: สร้างตารางเวลา (Timetable)
└─ กำหนดช่วงเวลาเข้า-ออกงาน และเวลาพัก (เช่น 08:30 - 17:30 น.)
[3] ขั้นตอนที่ 3: จัดกะการทำงาน (Shift)
└─ นำ Timetable มาวางเรียงในรอบสัปดาห์หรือรอบวัน
[4] ขั้นตอนที่ 4: มอบหมายตารางงาน (Schedule Assignment)
└─ ผูก Shift ที่สร้างไว้ให้กับพนักงานหรือแผนก
[5] ขั้นตอนที่ 5: บันทึกข้อยกเว้น/การลา (Exception / Leave)
└─ ลงบันทึกการลาหรือปรับเปลี่ยนกะชั่วคราวให้พนักงาน (ถ้ามี)
[6] ขั้นตอนที่ 6: ดึงข้อมูลสแกน & ประมวลผล (Transaction & Calculate)
└─ ดึง Punch Log จากเครื่องสแกน แล้วกดประมวลผลคำนวณเวลา
[7] ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบและออกรายงาน (Reports Management)
└─ ตรวจสอบและส่งออกรายงาน Time Card, สรุปสาย/ขาด/OT
