บทที่ 5 การจัดการเวลาเข้างาน
Attendance Management
โมดูลบันทึกเวลาเข้างานเป็นหัวใจสำคัญในการคำนวณชั่วโมงทำงาน การจัดตารางกะ การจัดการข้อยกเว้น การลา การทำงานล่วงเวลา และการสร้างรายงานสรุปเพื่อส่งต่อให้ฝ่ายบริหารหรือระบบเงินเดือน
5.1 ลำดับขั้นการกำหนดตารางเวลาและกะการทำงาน
4-Step Schedule Setup
การจัดตารางเวลาทำงานใน ZKBioTime มีโครงสร้างเป็นลำดับชั้น 4 ขั้นตอนอย่างชัดเจน:
- ขั้นตอนที่ 1: ตั้งเวลาพัก (Set Break Time): กำหนดช่วงเวลาพักและรูปแบบการคิดคำนวณ (หักเวลาพักอัตโนมัติ Auto Deduct หรือบังคับให้ต้องสแกนเวลาออก-เข้า Required Punch)
- ขั้นตอนที่ 2: ตั้งตารางเวลา (Set Timetable): กำหนดเวลาเริ่มงาน-เลิกงาน ช่วงเวลาที่อนุญาตให้สแกน และผูกเวลาพักเข้ากับตาราง โดยมีทั้งแบบปกติ (Normal Timetable รองรับกะข้ามวันสูงสุด 3 วัน) และแบบยืดหยุ่น (Flexible Timetable นับชั่วโมงทำงานรวม)
- ขั้นตอนที่ 3: กำหนดกะ (Set Shift): นำตารางเวลามาหยอดลงในวันทำงานตามรอบระยะเวลา (วัน/สัปดาห์/เดือน) พร้อมระบบ Auto Shift สำหรับเลือกตารางเวลาให้อัตโนมัติตามเวลาที่สแกนจริง
- ขั้นตอนที่ 4: มอบหมายตารางทำงาน (Set Schedule): มอบหมายกะให้แก่พนักงาน โดยเลือกมอบหมายได้ทั้งแบบทั้งแผนก (Department), แบบกลุ่มบันทึกเวลา (Group) หรือแบบรายบุคคล (Employee)
การกำหนดเวลาพัก
การกำหนดตารางเวลา
การจัดการกะทำงาน
ตารางทำงานของแผนก
ตารางทำงานของกลุ่ม
ตารางทำงานรายบุคคล
ตารางทำงานชั่วคราว
การตรวจสอบตารางทำงาน
5.2 กฎการบันทึกเวลาและลำดับความสำคัญ
Attendance Rules & Priority
ระบบ ZKBioTime จัดลำดับความสำคัญของกฎการบันทึกเวลา ดังนี้:
ลำดับความสำคัญของกฎ (Rule Priority): Group Rule (กฎกลุ่ม) > Department Rule (กฎแผนก) > Global Rule (กฎทั่วไป)
- เนื้อหาการตั้งค่ากฎ: กำหนดวันหยุดสัปดาห์, เวลาตัดรอบวัน (Day Change Time), ระยะเวลาป้องกันการสแกนซ้ำ (Duplicate Punch Interval), กฎการจับคู่เวลา (Pairing Rule) และเงื่อนไขการสาย/ออกก่อนที่ให้นับเป็นการขาดงาน
- กฎการคิดล่วงเวลา (Overtime Rule): กำหนดรูปแบบการคำนวณโอที เช่น คิดคำนวณตามเวลาจริงอัตโนมัติ (Calculation OT) หรือต้องได้รับการอนุมัติคำขอก่อนจึงจะคิดเงินให้ (Approval OT)
5.3 การจัดการคำขอและสิทธิประโยชน์
Approvals & Benefits
- ลงเวลาย้อนหลัง (Manual Log): สำหรับกรณีพนักงานลืมสแกนเวลา หรือไปปฏิบัติงานนอกสถานที่
- การลาหยุด (Leave): ยื่นคำขอลาหยุด ระบุประเภทการลา วันเวลา และเอกสารแนบ
- การทำงานล่วงเวลา (Overtime): ยื่นขออนุมัติทำงานล่วงเวลาตามช่วงเวลาที่กำหนด
- กลุ่มสิทธิ์การลา (Leave Group): กำหนดโควตาวันลาประจำปีสำหรับพนักงานแต่ละกลุ่ม พร้อมการตั้งค่ายกยอดวันลาคงเหลือ
- วันหยุดนักขัตฤกษ์ (Holiday): กำหนดวันหยุดตามประเพณีของบริษัท และเงื่อนไขการคิดค่าตอบแทนพิเศษกรณีมาทำงานในวันหยุด
การยื่นคำขอและอนุมัติ
สิทธิ์การลาและวันหยุด
5.4 การประมวลผลและการออกรายงาน
Calculation & Reports
ก่อนดูรายงาน ต้องสั่ง Attendance Calculation ตามช่วงวันที่และแผนกที่ต้องการ โดยระบบมีรายงานมาตรฐานครอบคลุม 5 หมวดหมู่:
1. Transaction Report: แสดงบันทึกการสแกนทั้งหมด, บัตรบันทึกเวลา (Time Card), เวลาสแกนแรกและสุดท้าย (First In Last Out)
2. Daily Report: สรุปเวลาทำงานปกติ โอที ขาด ลา มาสาย และออกก่อนเวลา ประจำวัน (Total Time Card)
3. Weekly Report: สรุปชั่วโมงทำงานและชั่วโมงโอทีแบบรายสัปดาห์
4. Monthly Report: ปฏิทินแสดงสัญลักษณ์สรุปสถานะการเข้างานตลอดเดือน และยอดชั่วโมงทำงานสะสม
5. Summary Report: รายงานสรุปภาพรวมแยกตามพนักงาน แผนก และกลุ่มบันทึกเวลา (ส่งออกเป็น Excel, PDF, CSV ได้)
รายงานเวลาเข้างาน
การคำนวณและตั้งค่ารายงาน
5.5 เครื่องมือและการตั้งค่าเพิ่มเติม
หน้ารวมงานช่วยเข้าถึงขั้นตอนตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง รหัสการจ่ายและกลุ่มบันทึกเวลาเป็นข้อมูลประกอบการคำนวณ ส่วนการแจ้งเปลี่ยนตารางกะใช้ติดตามการปรับตารางทำงาน
หน้ารวมงานบันทึกเวลา
รหัสและกลุ่มบันทึกเวลา
การแจ้งเปลี่ยนตารางกะ
